Nghệ Thuật Chuẩn Bị Và Lên Kế Hoạch Theo Phương Thức Toyota
Dandori (sắp xếp, chuẩn bị công việc) là một khái niệm được sử dụng nhiều trong các công ty tại Nhật trong đó có Toyota. Một công việc bao gồm phần chuẩn bị, công việc chính, và lãng phí. Bản thân việc chuẩn bị, sắp xếp công việc có vai trò quan trọng trong việc quyết định tốc độ và chất lượng của công việc chính. Do đó, tại Toyota việc xây dựng những quy chuẩn cho việc sắp xếp và chuẩn bị công việc được xem là hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng công việc.
Cuốn sách tập trung vào 5 chương với các nội dung chính như sau:
Chương 1: Thành quả của công việc được quyết định bởi việc sắp xếp, chuẩn bị
Chương 1 tập trung vào giải thích tầm quan trọng của việc sắp xếp, chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc. Những triết lý mà Toyota coi trọng để tạo ra hiệu quả về chất lượng và tốc độ công việc như “thay vì hỏi làm như thế nào trước hết hãy suy nghĩ tại sao phải làm?” Khi biết được mục đích sẽ có nhiều phương án giải quyết, với mỗi phương án giải quyết sẽ có những cách sắp xếp, chuẩn bị công việc khác nhau.
Chương này cũng tập trung giới thiệu một số bí quyết và cách làm của Toyota trong khâu chuẩn bị lên kế hoạch công việc như cách chia sẻ thông tin theo mô hình “căn phòng lớn”, “khi lên kế hoạch đồng thời sẽ liệt kê ra những vấn đề sẽ gặp phải cần giải quyết”…
Chương 2: Hãy bắt đầu từ việc loại bỏ 7 lãng phí
Chương này tập trung vào 7 loại lãng phí: Lãng phí do chờ đợi, lãng phí do gia công, lãng phí do tồn kho, lãng phí do động tác, lãng phí do vận chuyển, lãng phí do sản xuất dư thừa, lãng phí do phát sinh sản phẩm lỗi, phải chỉnh sửa”. Mỗi lãng phí là một bài học. Mỗi bài học sẽ có những ví dụ cụ thể để độc giả có thể hiểu được những việc mình đang làm có phải là lãng phí hay không? Để loại bỏ lãng phí trước mắt cần phải biết đâu là lãng phí, thông điệp này có thể xem là nội dung chính của chương 2.
Chương 3: Rút ngắn thời gian cần thiết cho công việc
Đích đến của cuốn sách đó là “tăng tốc cho công việc” tức giảm thời gian làm việc, và “nâng cao chất lượng công việc”. Chương 3 tập trung vào ý trước. Chương này trình bày những nguyên tắc cơ bản để rút ngắn thời gian làm việc, phân biệt công việc trong và công việc bên ngoài, công việc bắt buộc phải làm và công việc có thể nhờ tới sự hợp tác từ bên ngoài. Làm việc không phải là ôm đồm tất cả mọi việc, cần phân chia công việc rõ ràng và ý thức về công việc mang lại giá trị gia tăng mà “mình” bắt buộc phải làm. Những công việc bên lề có thể tìm cách xử lý sao cho mất ít thời gian nhất mà hiệu quả cao nhất. Chương này chúng ta cũng sẽ được tìm hiểu suy nghĩ rất kỳ quặc của Toyota đó là đỉnh cao của công việc đó là “không còn cần phải làm công việc đó nữa”.
Chương 4: Bí quyết nâng cao chất lượng của việc “sắp xếp, chuẩn bị”
Lúc càng bận càng phải chia nhỏ các đầu việc. Lúc càng rảnh lại càng phải tìm cách tổng hợp các đầu việc. Nghe có vẻ có chút mâu thuẫn nhưng đây lại là một nguyên tắc quan trọng khi làm việc. Chương 4 sẽ giúp chúng ta tìm hiểu về lý do của việc này. Bên cạnh đó chương 4 cũng tập trung vào vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Action) để đánh giá quá trình làm việc, hơn là chỉ tập trung vào kết quả công việc. Các bài học liên quan sẽ chỉ ra suy nghĩ về việc “tự động dừng” và “cố ý dừng” để thấy được sự khác biệt của sự dũng cảm dám đứng lại để xem xét quá trình thực hiện. Nội dung chương này có phần hướng tới việc xây dựng hệ thống hơn là phương pháp làm việc cho từng công việc cụ thể.
Chương 5: Nghệ thuật giao tiếp để hành động một cách chính xác, hiệu quả
Người Nhật nổi tiếng với tinh thần làm việc nhóm và sự ôn hòa trong tổ chức. Chương 5 sẽ tập trung giới thiệu những kinh nghiệm mà người Nhật dùng trong quá trình giao tiếp để nâng cao hiệu quả công việc. HO-REN-SO (Báo cáo – Liên lạc – Trao đổi) có lẽ đã quá nổi tiếng, nhưng bên cạnh đó còn có những cách làm tuy không mới nhưng lại vô cùng hiệu quả như “tin xấu báo trước”, không bỏ qua những lời tố cáo nơi phát sinh vấn đề, suy nghĩ tam hiện (hiện trường, hiện thực, hiện vật), cách giao tiếp trong trường hợp ý kiến đưa ra bị phản đối, cách thức xây dựng tài liệu để mang lại hiệu quả cao, cách dùng con số để cụ thể hóa kế hoạch…
Cuốn sách sử dụng nhiều kinh nghiệm của nhóm tác giả đã có nhiều kinh nghiệm làm việc trong các nhà máy của Toyota, tuy nhiên tác giả cuốn sách cũng hướng tới sao cho những nội dung này có thể được nhiều người có thể áp dụng trong nhiều môi trường khác nhau. Đó có thể là một học sinh xây dựng kế hoạch cho việc luyện thi TOEIC, có thể là một nhân viên bán hàng đang có mong muốn nâng cao doanh số bán hàng, một nhân viên trong xưởng muốn loại bỏ lãng phí, nâng cao hiệu quả công việc…
Tuy nhiên, cuốn sách sẽ thực sự có ích cho những ai đang bắt tay vào làm việc và ý thức rằng mình đang làm việc, có mong muốn thay đổi nâng cao chất lượng công việc, tốc độ công việc…
Sau khi đọc xong cuốn sách, độc giả có thể biết được vai trò và tầm quan trọng của việc chuẩn bị sắp xếp công việc, những bí kíp, cách suy nghĩ mà người Nhật (Toyota) đã và đang tiến hành để từng ngày loại bỏ lãng phí trong công việc, nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách tối ưu hóa công việc.